Coordonnateur.trice principal.e, services d’hospitalité

Description de l'entreprise

Élue à plusieurs reprises l'un des meilleurs employeurs de Montréal et récipiendaire du prix Mercuriades 2022 pour Employeur de l'année - Grande Entreprise, Rodeo FX est une entreprise créative haut de gamme offrant des services en matière d'effets visuels, de publicité et d'expériences.

Nommée à plusieurs reprises aux Emmy® Awards pour son travail sur les séries Stranger Things saison 4, Avatar: The Last Airbender et The Lord of The Rings : The Rings of Power, l'entreprise indépendante, lauréate d'un Oscar®, compte près de 800 artistes qui travaillent dans des studios situés à Montréal, Québec, Toronto, Los Angeles et Paris.

Rodeo FX est un partenaire créatif des meilleurs studios du monde, notamment Netflix, HBO, Disney, Marvel, Amazon Studios, Warner Bros. et Sony, et a collaboré à des publicités pour YouTube, NBC et Apple. Ses projets actuels incluent Dune: Prophecy, Silo saison 2 et Sonic 3. Parmi les projets récemment sortis, on cite The Rings of Power saison 2, Venom: The Last Dance, Time Bandits de Taika Waitit, et House of the Dragon saison 2.

Modalités de travail :

Poste à temps plein, en présentiel 5 jours/semaine à notre studio de Montréal. Horaire principalement de jour, avec une flexibilité requise pour soutenir les visites clients, les événements et les besoins de production, incluant les soirs et/ou fins de semaine au besoin.

Description du poste

Le.la Coordonnateur.trice principal.e, services d’hospitalité relève du Directeur, Culture et Expérience Studio et contribue à la mise en œuvre et à l’évolution de la vision de l’hospitalité chez Rodeo FX, en assurant une expérience studio accueillante, professionnelle et fluide pour les clients, invité.e.s, pigistes, artistes et employé.e.s.
À la croisée du service, de la coordination et des opérations studio, la personne en poste assure le bon fonctionnement quotidien des services d’hospitalité et de la gestion alimentaire au studio de Montréal. Elle offre un service à la clientèle hors pair et veille à la préparation des espaces, au suivi des inventaires, aux commandes, à la coordination des fournisseurs ainsi qu’au soutien des rencontres, visites clients et événements internes.

Principales responsabilités :

Maîtrise de son métier

• Coordonner les demandes liées aux services d’hospitalité pour les clients, invité.e.s, pigistes, artistes et équipes internes.
• Préparer ou coordonner les plateaux alimentaires, boissons, collations et autres éléments requis pour les activités du studio.
• Effectuer le service (cafés, repas, bar) incluant les occasions de type « gants blanc » auprès d’invités de marque.
• Assurer les suivis auprès des restaurants, traiteurs, services de livraison et autres fournisseurs, incluant la cueillette des commandes lorsque requis.
• Gérer les inventaires de nourriture, boissons, fournitures et matériel liés aux services d’hospitalité.
• Planifier les commandes nécessaires, assurer la rotation des stocks et limiter le gaspillage.
• Effectuer le suivi des dépenses, reçus et commandes selon les processus et outils internes.

Qualité de service

• Offrir une expérience d’accueil professionnelle, chaleureuse et cohérente avec les standards élevés de Rodeo FX.
• Veiller à la préparation, à l’organisation et à la présentation des espaces liés à l’hospitalité, tout en assurant la propreté, l’hygiène et le service avec une attention soutenue aux détails.
• Soutenir une exécution discrète, efficace et professionnelle lors des activités du studio.

Coordination opérationnelle

• Collaborer avec les équipes Culture, Production, Accueil, Installations et Entretien ménager afin d’assurer une exécution fluide des demandes.
• Signaler rapidement les enjeux liés aux espaces, équipements, inventaires ou priorités opérationnelles.
• Assurer une présence opérationnelle dans les différents espaces du studio selon les besoins.
• Coordonner, avec l’équipe des Installations, les interventions nécessaires pour l’entretien ou le remplacement d’équipements liés aux services d’hospitalité.
• Maintenir des outils simples de suivi, comme des listes d’inventaire, checklists, procédures ou documents de référence.

Événements et expérience studio

• Participer à la préparation, à la mise en place et au bon déroulement des événements internes, événements clients et initiatives Culture, en assurant le soutien opérationnel, les besoins alimentaires, et le service requis selon le contexte et le niveau de service attendu.  
• Formuler des recommandations visant à améliorer l’expérience des participant.e.s et l’efficacité des opérations.

Apprendre, transmettre et évoluer

• Identifier les occasions d’amélioration, documenter les bonnes pratiques et partager des recommandations favorisant la qualité et la continuité du service. 

Qualifications

• Expérience pertinente en hospitalité, service à la clientèle, restauration, coordination d’événements, opérations de bureau ou environnement comparable.
• Solides capacités d’organisation, d’autonomie, de jugement et de gestion des priorités, avec une bonne gestion du stress et un sens de l’urgence en contexte dynamique.
• Service à la clientèle irréprochable : professionnalisme, courtoisie, discrétion, positivité et souci du détail, même en période de forte activité.
• Capacité à gérer plusieurs demandes simultanées tout en maintenant un haut niveau de qualité d’exécution sous pression.
• Excellentes compétences en communication : clarté, rigueur et sens du suivi.
• Expérience en gestion d’inventaires, de commandes, de fournisseurs ou de suivis de dépenses, avec capacité à collaborer efficacement avec plusieurs équipes internes et partenaires externes.
• Permis de conduire valide, classe 5.
• Bilinguisme fonctionnel français/anglais. *
• Capacité à effectuer certaines tâches physiques liées au poste, incluant la manutention légère et le déplacement de matériel, dans le respect des pratiques de sécurité.

Atouts :

• Certification en hygiène et salubrité alimentaire, par exemple MAPAQ.
• Expérience en restauration, hôtellerie, service de bar, service café spécialisé (barista) ou événementiel.
• Expérience en studio, agence, environnement créatif ou milieu de production.
• Expérience avec des outils de suivi de dépenses, d’inventaire ou de commandes.

* La personne titulaire du poste devra communiquer régulièrement avec des clients, invité.e.s, fournisseurs ou collègues non francophones. La maîtrise de l’anglais est donc essentielle afin d’assurer une communication fluide et efficace dans un environnement de travail international, et pour représenter les standards d’accueil et de service de Rodeo FX auprès de clients et partenaires provenant de l’extérieur du Québec.

Informations complémentaires

• Contrat permanent à temps plein
• 5 jours de congé payés pour maladie ou raisons personnelles
• 2 jours fériés supplémentaires pendant les vacances d’hiver
• Assurance collective, accès à Dialogue pour un soutien en ligne et à un Programme d’aide aux employés (PAE)
• REER avec contribution de l’employeur
• Rabais sur les transports en commun, plusieurs spas, cours de sport, centre d’art, cafés, meubles et plusieurs autres commerces locaux.

Diversité : Chez Rodeo FX, la diversité est une valeur fondamentale. Nous nous engageons à créer un environnement de travail inclusif et équitable, où les points de vue variés sont accueillis avec ouverture. Chaque membre de l’équipe apporte une perspective unique qui enrichit notre créativité, remet en question nos idées et nous aide à livrer un travail de qualité.

Rodeo FX peut utiliser des outils d’intelligence artificielle (IA) pour soutenir certaines étapes du processus de recrutement, comme la transcription des entrevues ou l’analyse préliminaire des candidatures. Ces outils peuvent être exploités par des fournisseurs tiers et les données peuvent être traitées à l’extérieur du Québec. Ces outils ne remplacent jamais la prise de décision humaine : toutes les décisions finales d’embauche sont prises par notre équipe de recrutement et nos gestionnaires.