Production Coordinator
PLAY, GROW and WIN
To be a part of Virtuos means to be a creator.
At Virtuos, we harness the latest technologies to make games better and more immersive than ever before. That is why we pride ourselves in constantly pushing the boundaries of possibility since our founding in 2004.
Virtuosi is a team of experts – people who have come together to share their mutual passion for making and playing games. People with the same enthusiasm for exploring new ideas and the constant drive to excel in their field. People who believe in earning success through dedication.
At Virtuos, we are at the forefront of gaming, creating exciting new experiences daily. Join us to Play, Grow and Win – together.
To be a part of Virtuos means to be a creator.
At Virtuos, we harness the latest technologies to make games better and more immersive than ever before. That is why we pride ourselves in constantly pushing the boundaries of possibility since our founding in 2004.
Virtuosi is a team of experts – people who have come together to share their mutual passion for making and playing games. People with the same enthusiasm for exploring new ideas and the constant drive to excel in their field. People who believe in earning success through dedication.
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About the Position
As a Production Coordinator, you will support the successful delivery of world-building, concept art, and visual development projects for some of the biggest game studios in the industry.
Working closely with Producers, Art Leads, and artists, you will help coordinate day-to-day production activities, maintain project visibility, facilitate communication, and ensure teams have the information they need to deliver high-quality work on time.
This is an excellent opportunity for someone looking to start or grow a career in video game production and learn how large-scale creative projects are managed.
En tant que coordonnateur.trice de production, vous contribuerez à la réalisation de projets de création d’univers, d’art conceptuel et de développement visuel pour certains des plus grands studios de jeux vidéo de l’industrie.
En étroite collaboration avec les producteurs, les responsables artistiques et les artistes, vous aiderez à coordonner les activités de production quotidiennes, à assurer la visibilité des projets, à faciliter la communication et à veiller à ce que les équipes disposent de toute l’information nécessaire pour livrer un travail de grande qualité dans les délais prévus.
Il s’agit d’une excellente occasion pour une personne souhaitant amorcer ou faire progresser sa carrière en production de jeux vidéo et acquérir une compréhension approfondie de la gestion de projets créatifs d’envergure.
Key Responsibilities
Project Coordination
- Support Producers and Art Leads in the day-to-day management of multiple projects.
- Help maintain project schedules, task tracking, and milestone planning.
- Update project management tools (Jira, Hansoft, spreadsheets, etc.).
- Monitor project progress and help identify risks or blockers early.
- Ensure project information remains accurate and up to date.
Communication & Team Support
- Schedule and coordinate internal and external meetings.
- Prepare meeting agendas and capture actionable notes.
- Follow up on action items and ensure decisions are properly communicated.
- Facilitate communication between artists, leads, production, and clients when required.
- Support onboarding and integration of new team members.
Reporting & Operations
- Prepare project status reports and dashboards.
- Track asset delivery progress and maintain production documentation.
- Support billing, purchase order, and contractor tracking processes.
- Assist with project setup and project closure activities, including post-mortems.
Responsabilités
Coordination de projets
- Soutenir les producteurs et les responsables artistiques dans la gestion quotidienne de multiples projets.
- Contribuer au maintien des échéanciers, au suivi des tâches et à la planification des jalons des projets.
- Mettre à jour les outils de gestion de projet (Jira, Hansoft, Tableur Excel, etc.).
- Assurer le suivi de l’avancement des projets et aider à identifier rapidement les risques ou les obstacles potentiels.
- Veiller à ce que les informations relatives aux projets soient exactes et constamment à jour.
Communication et soutien aux équipes
- Planifier et coordonner les réunions internes et externes.
- Préparer les ordres du jour et rédiger des comptes rendus comprenant les actions à entreprendre.
- Effectuer le suivi des éléments d’action et s’assurer que les décisions sont communiquées efficacement.
- Faciliter les communications entre les artistes, les responsables d’équipe, les producteurs et les clients, lorsque requis.
- Aider à l’accueil et l’intégration des nouveaux membres de l’équipe.
Rapports et activités opérationelles
- Préparer les rapports d’avancement des projets et les tableaux de bord.
- Assurer le suivi de la livraison des modèles 2D & 3D et maintenir à jour la documentation.
- Soutenir les processus de facturation et de suivi des ressources contractuelles.
- Faciliter le démarrage et la clôture des projets, notamment en tenant des rétrospectives de projet.